De gemeente meet de voortgang van de transitie en gebruikt dit om bij te sturen en waar nodig om doelstellingen en keuzes te heroverwegen.
Als u vast wilt stellen of de strategische doelstellingen voor de transitie gehaald worden en hoe strategische of tactische keuzes uitpakken, is een vorm van informatievergaring (monitoring) binnen de gemeente nodig. Gerichte informatie kan leiden tot het bijstellen van strategische keuzes en doelen (evaluatie). En op tactisch niveau tot de keuze voor extra inzet van middelen en capaciteit of het wijzigen van prioriteiten. Hoe meer ervaring u opdoet met het nieuwe stelsel, hoe beter u zult kunnen bepalen welke informatie u wilt verzamelen en hoe.
NB: Het gaat hier over monitoring en evaluatie van de transitie zelf en niet over monitoring van inhoudelijke beleidsdoelen (bijvoorbeeld monitoren van fijnstof in relatie tot een beleidsdoel om de luchtkwaliteit te verbeteren).
Belangrijke aandachtspunten:
1. Expliciet maken van doelstellingen en keuzes
Impliciete doelstellingen en keuzes werken subjectiviteit in de hand. Ze zijn vaak multi-interpretabel en dragen zo bij aan een suboptimale situatie. Op impliciete doelstellingen en keuzes valt ook moeilijk de voortgang te meten en te sturen. Belangrijk nadeel van impliciete keuzes is ook dat de consequenties van deze keuzes meer onderbelicht blijven.
Heeft u een overzicht van de belangrijkste doelstellingen en keuzes binnen uw gemeente betreffende de transitie? Heeft u het met collega’s over de consequenties van keuzes? Legt u dit ook schriftelijk vast? Dit is relevant voor zowel strategische als tactische keuzes die samenhangen met nagenoeg alle onderwerpen in deze tool. In de bekende cyclus van ‘Plan, Do, Check, Act’ (PDCA) is dit onderdeel van ‘Plan’.
2. (Meetbaar maken van) voortgang
Hoever bent u met de transitie? Heeft u indicatoren waaruit u kunt afleiden wat de doorlooptijd van een brok werk was en wat de kosten zijn? Het helpt als u voortgang meetbaar maakt en zo een steeds beter beeld krijgt welke factoren een rol spelen bij het doorlopen van de stappen in de transitie (zie ook Ontwikkelpad en Planning en kostenraming). In de PDCA-cyclus is dit onderdeel van ‘Do’.
3. Evalueren van voortgang
Hoe verhouden de gerealiseerde doorlooptijden en kosten zich tot de planning en kostenraming? Voortgangsinformatie biedt hier inzicht in. Hebben de eerste deelproducten u meer of minder doorlooptijd gekost dan beoogd? En hoe zit dat met capaciteit? Als u weet wáár zaken afwijken van de plannen, dan kunt u uzelf afvragen wat de oorzaken zijn van mogelijke tegenslagen. Is dit naar verwachting incidenteel of zou de oorzaak naar verwachting weer kunnen optreden? In de PDCA-cyclus is dit onderdeel van ‘Check’.
4. Bijsturen waar nodig
Op basis van de evaluatie is het aan u om een vervolgkeuze te maken en al dan niet bij te sturen. Accepteert u bevindingen (geen bijsturing)? Of gaat u eerdere keuzes op tactisch niveau (o.a. ontwikkelpad, planning en kostenraming) bijstellen? Of zelfs op strategisch niveau (o.a. ontwikkelstrategie, beheersingsstrategie, sourcingstrategie) zaken heroverwegen? In de PDCA-cyclus is dit onderdeel van ‘Act’.
5. Doorlopen PDCA-cyclus en relatie met P&C cyclus
U kunt de PDCA-cyclus meerdere malen doorlopen De manier waarop u dit doet kunt u ook zelf bepalen. Bijvoorbeeld met een vaste frequentie of telkens in gelijke tred met de oplevering van deelproducten of in samenhang met te realiseren mijlpalen. Ook lijkt het verstandig om aansluiting te zoeken bij de gemeentelijke planning en control (P&C) cyclus. Deze is onder andere van belang bij het beschikbaar krijgen van budgetten en het verantwoorden van gemaakte kosten.
6. Deelnemen aan landelijke monitoring
U kunt ook overwegen om deel te nemen aan de landelijke monitoring Omgevingswet en Wkb van de VNG. Naast de bijdrage aan het landelijk beeld heeft dit ook voordelen voor de deelnemende gemeenten zelf. U ontvangt bijvoorbeeld benchmarkgegevens van de ingevulde informatie. Dit is niet naar een gemeente herleidbare informatie, maar bijvoorbeeld op de verschillende klasse van gemeentegrootte.