Beheersingsstrategie

De gemeente beschikt over een strategie om tijdens het hele transitieproces in control te blijven ten aanzien van financiën, planning, kwaliteit en het bestuurlijk proces.

Dit vraagstuk gaat over projectbeheersing. De transitieopgave is veelomvattend en complex. Het gaat om een gemeentebrede opgave. Gelet op de inhoudelijke belangen en de hoge kosten voor gemeenten is het zaak om deze transitie zo effectief en efficiënt als mogelijk te laten verlopen. Dat betekent bovenal: een goede ontwikkelstrategie met een toereikende planning en kostenraming. Het in control zijn op dit traject is moeilijk, maar essentieel. Monitoring en evaluatie spelen daarin een belangrijke rol. Een expliciete beheersingsstrategie kan helpen om grip te krijgen.

Belangrijke aandachtspunten:

1. Overzicht en regie houden

Hoe houdt u overzicht over het geheel? Wie is waarmee bezig? Waar zitten afhankelijkheden? Het is essentieel dat er overzicht over het geheel is (dashboard, overzicht of vergelijkbaar) en dat er vanuit één of meerdere rollen dit overzicht actueel wordt gehouden en hierop wordt gestuurd en er vanuit een rol een verantwoordelijkheid is op het totaal. Hoe heeft u dit binnen de gemeente belegd?

2. Uitvoerbaarheid

De keuzes die de gemeente maakt voor haar instrumenten in de planketen moeten uitvoerbaar zijn. Uitvoerbaar in de zin van: voldoende kwaliteit kunnen behalen binnen geraamde budgetten en doorlooptijd. Dit betekent dat u gevoel moet proberen te ontwikkelen voor wat uitvoerbaar is en wat niet (meer). Dit vraagt om onderbouwde en realistische inschattingen (zo goed als mogelijk) over de omvang van werkzaamheden (in relatie tot na te streven ambitie/kwaliteit), doorlooptijden en kosten. Onderwerpen als participatie en MER spelen hier ook een rol in.

Uitvoerbaarheid gaat ook over de fase na de transitie. Wat zijn de structurele effecten van keuzes die u nu maakt? Zijn uw keuzes ook op de lange termijn uitvoerbaar?

Belangrijk is dat de bevindingen op het gebied van uitvoerbaarheid breed worden besproken en uiteindelijk ook worden gedragen, zowel ambtelijk als bestuurlijk.

3. Omgaan met onzekerheden en risico's

Hoe gaat u om met de onzekerheden en risico’s die onlosmakelijk met deze transitie verbonden zijn? Denk bijvoorbeeld aan het dilemma om alles aan de voorkant te willen uitdenken en tot in detail te willen doorgronden versus het werkenderwijs leren en bijsturen op basis van praktijkervaringen en een deel rework accepteren. Bestuurlijk moet dit dilemma ook scherp zijn. Wat spreekt u hierover af met uw raad?

4. Wendbaarheid en flexibiliteit inbouwen

Nog niet alle (beoogde) digitale mogelijkheden van het stelsel zijn beschikbaar. Hoe gaat u daarmee om?

  • Techniek ontwikkelt zich door, binnen en buiten het DSO. Hoe dominant laat u de (huidige) techniek zijn in uw afwegingen en keuzes? Waar anticipeert u op nieuwe (DSO-)ontwikkelingen?
  • Dit geldt ook voor jurisprudentie. Hoe zorgt u dat u deze ontwikkelingen meeneemt in uw transitietraject? Hoe lift u mee op best practices en goede voorbeelden van anderen? Staat de gemeente daar voor open of houdt zij zich aan de eigen koers?
  • Ook de samenwerking met leveranciers kan veranderen. Wat als bijvoorbeeld de samenwerking met uw huisleverancier strandt? Hoe wendbaar wilt u dan zijn, tegen welke prijs? Zie ook Software- en informatiestrategie en Uitbestedingen.
Meer informatie en ondersteuning